SOP

标准采购作业程序

采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：

□ 采购作业程序及要点

表12．2．1

程 序 要 点

接 件 分 发

1．请购单各栏填写是否清楚

2．按分配原则分派请购案件

3．急件优先分派办理

4．无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门

5．撤销请购单应先送办理

询 价

1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门

2．充分了解请购材料的品名、规格

3．急件或需用日期接近者应优先办理

4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交

货期、地点、付款办法

5．同规格产品有几家供应宜均询价

6．有否其他较有利的代用品或对抗品

7．应提供同规格，不同厂牌做比较

8．有否必要办理售后服务及保固年限

9．新厂商产品，是否需经检验试用

比 价、议 价

1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认

2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商

3．其他经销商价格是否较低

4．经成本分析后，设定议价目标

5．是否必要向厂商索取型号比较

6．价格上涨下跌有何因素

7．是否必要开发其它厂商或转外购

8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标

呈 核

1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件

2．买卖惯例需超交者应注明

3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因

4．按核决权限呈核

订 购

1．需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或

有附带条件等应制定买卖合同

2．再向厂商确认价格交货期质量条件

3．分批交货者在请购单上盖分批交货单

4．订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期

交货的案件联络请购部门

催 交

1．约交日期前应再确认交货期

2．无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异

常控制表内催办

3．已逾约交货日期尚未到货者加紧催交

整 理 付 款

1．发票抬头及内容是否相符

2．发票金额与请购单价格是否相符

3．有否预付款或暂借款，应处理

4．是否需要扣款

5．需要办退税的请购单转告退税部门

6．以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款

程 序 要 点

收件、分发、核对

1．收件

2．按分配原则指派经办人

3．核对品名

4．核对规格

5．核对数量

6．核对需要日期

询 价

1．选择询价对象及地区

2．询价

3．整理报价资料

4．确认请讲内容

5．寻找对抗品

6．选择开发对象

7．询价索样

8．整理对抗品资料及样品送样

9．整理检验结果

议价、比价、呈核

1．调查市场行情

2．核对资金预算

3．选择议价对象

4．研拟底价

5．研议采购条件

6．议价(或公开比价)

7．填写上次报价记录

8．估算海(空)运费

9．估算保险费

10．核对付款条件

11．比较交货期限

12．检查卸货条件

13．估算关税

14．按核决权限呈核

程 序 要 点

进口、签证、结汇

1．缮打输入许可证申请书

2．缮写用途说明书

3．备妥签证必要文件

4．提案申请签证

5．签证专案申请作业

缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材)

整理必要文件

提案申请

6．申请结汇

7．整理结汇文件

8．核对签证结汇文件

9．修改输入许可证或信用状作业

投 保 、 船 务

1．洽订保率

2．投保缴交保险费

3．洽订特约船公司及运费

4．指定船舶公司

5．交涉货柜使用期限

6．核算运费

7．缴交运费

8．处理大宗材料船务

装 运

1．督促预定装船期

2．申请“工业用”证明

3．申请分期缴税

4。申请预保风险及动产抵押

5．督促装运文件

6．确认船期

7．整理装运文件

8．申请管理品放行证

9．联络及安排卸货

10．确认船代理

11．确认公证处(所)

12．联络交货期异常修改I/L，L／C

程 序 要 占

报 关 、 提 货

1．银行背书

2．办理担保提货

3．整理文件报关

4．缴税提货

5．收料

索 赔

1．核对材料检验报告

2．填写索赔记录单

3。向保险公司、船公司索赔

4．向供料厂商索赔

5．办理退货掉换作业

跟 催

1．督促收料单

2．控制长期合同的交货

3．控制外购资金

4．整理采购案件

5．计算卸货延滞费及奖金

6．办理退汇